尽管现代企业决策下达的方式已经多种多样，下发文件依然是一般企业所惯用的手段。尤其是在一些规模较大的国有企业，下发文件需要遵守党政机关公文一般标准。因此，建立良好的文件下发管理制度，对企业的正常运转具有重要意义。某大型国有企业在与泓冰标杆专家团队合作过程中，利用对标找差，提炼要素等手段，优化了文件下发工作，让企业政令变得清晰有序起来。

在方案实施前，该公司文件下发形式混乱，多头发文多头执行，对接不清晰，文件审批和处理的流程不明确，公司办公室——甚至一些小部门——随意下发红头文件，使得原本十分严肃的上级命令如同儿戏，不但引起基层执行的混乱，也容易激化上级部门之间的矛盾。

针对这些问题，该企业办公室成立“下发文件管理优化”课题组。对公司的文件下发、处理、执行等环节进行调查分析后，整理出若干个文件下发中存在的问题，并深入分析这些问题产生背后的原因，按照泓冰四法之一的“要素建模法”提炼出解决这些背后原因的关键要素。这些要素包括“文件发放”、“文件执行”和“文件处理”三个一级要素。每个一级要素根据工作重要节点及流程分解出若干个二级要素，用来保障一级要素的实现。如，“文件发放”要素分解为“发放类型”、“文件格式”及“文件审批”三个二级要素。“发放类型”要素明确了何种情况应该采用何种类型发放，是“通知” 、“函”或其他形式，是红头文件还是一般文件；“文件格式”要素则制定了每一类型的文件制式模板，帮助员工提高工作效率，降低差错率；“文件审批”要素确定了每个类型的文件审批流程及发放范围。“文件执行”要素通过二级要素的标准和保障措施确定了文件执行的流程；“文件处理”要素则确定文件接收单位的一些列动作，包括收文、归档、处理及文件的执行情况的及时反馈。根据标杆管理理论强调的“标准化、模板化”，该课题方案形成了一整套的文件下发及处理的模板、制度、流程。

经过几个月的实施，办公室负责人根据标杆课题实施前后的数据分析，认为公司的文件发放更加规范，文件处理更加清晰，文件管理水平有了明显提高。下发文件的规范率已经达到了100%，红头文件也重新获得了它的严肃性。可以说是标杆管理在流程优化上的一次成功实践。